Was ist Workflow?

Der Begriff des Workflow beschreibt einen Ablauf, Fluss oder Prozess der Arbeit, der umfassend unterstützt ausgeführt wird. Der gesamte Ablauf ist vordefiniert und vorgeplant. So soll gewährleistet werden, dass die richtigen Arbeiter die richtigen Tätigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort verüben.

Der Arbeitsablauf stellt eine Kausalkette. Durch die umfassende Unterstützung des Arbeitsablaufes und dessen Aufzeichnung soll eine Automatisierung der Prozesse angestrebt werden. Dies soll die Vorgänge beschleunigen und optimieren. Der Arbeitsablauf wird in verschiedene Teilschritte zerlegt, die als sogenannte Aktivitäten bezeichnet werden. Die einzelne Aktivität stellt die kleinste Arbeitseinheit innerhalb des Prozesses dar. Alle Aktivitäten sind voneinander abhängig und beeinflussen weiterhin auch das Endergebnis, da mit zunehmender Aktivität der prozentuale Anteil des Endergebnisses ansteigt. Ein IT System kann beim Verwalten der Arbeitsabläufe helfen. Das Workflow System beschäftigt sich mit den typischen Aufgaben des Workflow Managements. Es fasst die Arbeitsabläufe zusammen, und hilft bei deren Archivierung und Planung.

Zeitweise setzt man das Workflow Management und den Begriff des Prozessmanagements gleich. Sie lassen sich nicht leicht voneinander abgrenzen. Beide Begriffe sind eng miteinander verwandt. Beim Prozessmanagement legt man allerdings Wert auf das prozessorientierte Gestalten und Führen eines Unternehmens, wohingegen sich das Workflow Management nur auf die formale, non monetär bedachte und somit nicht kommerziell ausgerichtete Seite des Prozessmanagements bezieht.

Das Ziel des Workflow Managements ist es, Arbeitsabläufe einheitlicher zu machen. Sie sollen durch die Verwaltung und Planung der einzelnen Abläufe optimiert werden. Somit soll beispielsweise die Qualität eines Produktes, das durch einen Workflow entstanden ist, gesteigert werden. Weiterhin soll die Arbeitseffizienz langfristig erhöht werden.